オフィス移転を行う際に取り組むべき内容を5つのステップでまとめました。総務部の方など、オフィス移転の担当者はぜひ参考にしてみてください。
5ステップで解説
「オフィス移転担当者が
やること」
Step1.移転の目的を整理する
オフィス移転は、現状の課題を刷新する絶好のチャンスです。移転を決めた理由や、オフィスでの困りごとを洗い出し、移転先で実現できるようにしましょう。
移転の目的は、社員数の増加に伴いオフィスを広くしたい、家賃を見直したい、オフィス内を快適な空間にしたいなど、会社によってさまざまでしょう。できるだけ明確に目的を整理することで、スムーズに新オフィスの条件を絞ることが可能となります。
Step2.移転先を決める
移転先を決める際は、立地や面積はもちろん、予算、設備など複数の観点から絞り込む必要があります。
立地に関しては、駅から近いなどの理由だけでなく、取引先や役所、銀行など頻繁に行く場所へのアクセスが良いことなども考慮しましょう。コスト面では、賃料だけでなく、保証金や共益費、権利金なども併せた金額を確認し、十分な資金を用意しておくことも大切なポイントです。
Step3.オフィス移転業者を
決める
移転業者選定の際は、表面的なコストだけでなく、時間や労力といった見えないコストも考慮することで、負担を軽減しやすくなります。例として、業者の選び方を3つ紹介します。
- 分離発注方式：それぞれの業務を個別の業者に依頼する
- ワンストップ方式：複数の業者を取りまとめる窓口業者に依頼する
- 業務代行方式：オフィス移転に特化した業者にアウトソーシングする
コスト・労力どちらも抑えたい場合は、業務代行方式がおすすめです。工事や引越しの手続きはもちろん、新オフィスのデザインや家具の提案を含めた対応をしてくれる業者もあるため、依頼したい内容に合わせて業者を選定しましょう。
Step4.各種工事業者を決める
移転業務をアウトソーシングしない場合、自社で工事業者の選定から発注まで行う必要があります。オフィス移転時には、旧オフィスの原状回復工事や、新オフィスの内装・ネットワーク工事などが必要です。
原状回復工事の業者は、ビルの管理業者が指定する場合が多いため、ますはビルに確認をとってみましょう。自社で選定する場合は、複数の業者から見積もりを取ることでコストを抑えやすくなります。
Step5.引っ越し
移転の1ヶ月前には、具体的な引越し準備を進めましょう。荷物の整理、データのバックアップ、引越し当日の作業分担などをまとめておきます。当日は、旧オフィス、新オフィス共に問題ないかを確認するため、必ず担当者は立ち会うようにしましょう。
オフィス移転成功の鍵
フィス移転のポイントを5つのステップに沿って解説しました。上記の中でも、「Step1.移転の目的を整理する」は特に重要なポイントです。的確かつスムーズに移転を進めるためにも、現状の課題と今後の目的をしっかり洗い出しておきましょう。
もし自社の目的がオフィスの快適性を改善することなら、内装をどうするかが重要な鍵となります。下記のページでは、従業員の快適性を高める具体例を紹介しているので、興味のある方はぜひチェックしてみてください。
引用元：オスモ&エーデル株式会社（https://osmo-edel.jp/office/lp/）
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