スマートオフィスとは？
スマートオフィスとは、IoT技術を活用した機器やシステムを導入することで、スマート化が促進されたオフィスを指します。
スマートオフィスは業務効率の改善や生産性の向上といったメリットを色々と追求できる一方、導入コストやセキュリティ対策の必要性など考えなければならないポイントも少なくありません。
スマートオフィスのメリット
働きやすさを改善して働き方の多様化を目指せる
ネットワーク環境を利用して、幅広い働き方を実現できることがスマートオフィスのメリットです。オフィスの中だけでなく自宅や出張先などでもオンラインで連携して業務を進められるため、リモートワークなど働き方の多様化を追求していくこともできます。
また、社内外がスムーズに連携できるため、営業担当者をオフィスの人間がリアルタイムでサポートできるといった強みもあります。
生産性の向上に伴う労務環境の改善
スマートオフィスの導入によって業務管理システムなどを適切に活用した結果、業務の生産性や作業効率が改善されることも期待できるでしょう。
業務効率が向上することで従業員にかかる負担を軽減できるため、離職率を低下させたり従業員の労働意欲を上昇させたりといった効果にもつながります。
企業イメージの向上
スマートオフィスを導入して従業員のために積極的な設備投資や労務環境の見直しをやっているとなれば、求職活動をしている人はもちろん、一般の消費者にとって良好な企業イメージをアピールできます。そのため新しい人材を獲得できるチャンスが広がり、企業としての信頼性までアップするかも知れません。
スマートオフィスのデメリット
イニシャルコストがかかる
スマートオフィス化には既存システムの刷新や設備の入れ替え、場合によってはIoT環境を一から構築していくことになり、相応の導入費用がイニシャルコストとして必要となります。
また、最初に自社ニーズや労務環境を正しく把握しておかなければ、せっかく導入コストをかけても十分な導入メリットを追求できない恐れがあるでしょう。
セキュリティ対策が重要になる
ネットワークでつながるスマートオフィスでは、第三者からのハッキングや不正アクセスといった情報流出のリスクに対して備えていかなければなりません。
また、従業員に関しても情報化社会における働き方や注意点など、研修やセミナーによってきちんと理解を促していくことが大切です。
ランニングコストがかかる
スマートオフィスのシステムやセキュリティについて、設備を運用していくためのランニングコストが発生します。
スマートオフィスの導入によって期待できること
テレワークを導入できる
テレワークやリモートワークを導入できる環境が整います。多様な働き方をサポートし、従業員のライフワークバランスを見直すきっかけとしても有効です。
室内環境を見える化できる
室内の温度や湿度、二酸化炭素濃度といった空間状況をモニタリングし、従業員にとって快適な労務環境を構築するために活用できます。
会議室の利用状況を見える化できる
会議室や設備の利用状況を一元管理でいるようになり、スムーズに会議へ利用できるようになったり、業務フローの効率化を再検討したりすることも可能です。
不審者を感知しやすくなる
IoTを用いた監視システムを導入すれば、不審者が侵入した際にも速やかに検知し、また自動的に証拠を収集できます。
スマートオフィスをつくるポイント
社内ニーズと環境を整理する
スマートオフィス導入によって改善したいポイントや、Wi-Fiの通信環境といった社内の状況を正確に把握しなければ、必要なシステムやIoT技術の選定もできません。既存システムがあれば連携可能かどうかもチェックします。
アナログ環境のデジタル化
紙ベースの作業をデジタル化したり、固定電話やファックスといった通信サービスをネットワークシステムによって一元管理したりと、現状のアナログ機器のデジタル化を目指します。
業務マニュアルを作成する
スマートオフィス化によって思いがけないトラブルや問題が生じた際に、どのような対処が必要なのかあらかじめまとめたマニュアルを作成しておきましょう。
スマートオフィスのセキュリティ対策について
多段階認証の活用
パスワードの設定はもちろんとして、生体認証やスマートデバイスを使ったSMS認証など、複数の認証形式による多段階認証の活用も有効です。
ソフトウェアやファームウェアを常に最新状態にする
ソフトウェアやファームウェアのアップデートがあれば欠かさず行い、常に最新の状態でシステムを利用します。
使っていないネットワークの遮断
使い終わったIoT機器をネットワークから遮断することで、外部からの不正アクセス経路を減らせることもポイントです。
まとめ
オフィスのスマートオフィス化を進めることで、生産性の向上や作業効率の改善、多様な働き方の実現といった様々なメリットを追求することができます。
ただし、スマートオフィスはあくまでもシステム的な面が主体となり、オフィス全体の快適性や労務環境の見直しを検討するためには、自然の安心感やリラックス効果をデザインに取り込んだバイオフィリックデザインを導入するといったアイデアも有効です。
当サイトではバイオフィリックデザインに関する解説記事を色々と紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
引用元：オスモ&エーデル株式会社（https://osmo-edel.jp/office/lp/）
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