「快適なオフィス」 根ほり葉ほり研究所 ~ねはけん~
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「快適なオフィス」 根ほり葉ほり研究所 ~ねはけん~ » 働きやすいオフィスを徹底研究 » ミーティング以外でも活用しよう!ミーティングスペースとは?
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ミーティングスペースはミーティング以外の用途でも活用できることをご存知でしょうか。ここでは、ミーティングスペース設置により狙える効果を紹介するため、ぜひ参考にしてみてください。

オフィスコミュニケーションの必要性

オフィスコミュニケーションを行う必要性・メリットについて解説します。

業務効率が向上する

オフィスコミュニケーションにより、業務効率が向上する効果が見込めます。気軽に誰とでも話せるような環境が構築できれば、情報伝達がスムーズになるのです。報告・連絡・相談の頻度も多くなり、連絡不足により生じてしまうトラブル・ミスなども減らせるでしょう。

オフィスコミュニケーションによって経営者や上層部の考えが従業員に広く浸透するため、同じビジョンを持って効率的に業務に取り組めるようになるメリットもあります。他部署とのつながりが生まれれば、プロジェクト全体像も見えやすくなり、自分のプロジェクトでの立ち位置も把握しやすくなるのです。

社員の離職防止につながる

オフィスコミュニケーションは社員の離職防止にもつながります。社員の退職理由として、コミュニケーション不足による孤独感を感じていたケースが挙げられます。オフィスコミュニケーションが活性化することで、社員の孤独を回避でき、離職防止になるのです。

日頃から仕事やプライベートの相談をしやすくなる環境を整えておくことが重要です。社員同士のコミュニケーションが活性化し、一人ひとりの満足度が高くなれば、求人でのアピールポイントにもなります。

顧客満足度向上につながる

オフィスコミュニケーションが活発になり、営業テクニックや業務レベルの向上方法などの具体的なノウハウを社員同士で共有できるようになると、顧客満足度の向上にもつながります。社員同士で自然と助け合うことができる環境を築ければ、会社全体の生産性や社員一人ひとりのモチベーションも向上するでしょう。

円滑な人間関係の構築が狙える

ミーティングスペースを設置することにより、コミュニケーションが増加し円滑な人間関係の構築が狙えます。執務スペースなどとは異なり、周りに気遣うことなく話し合いが可能です。またランチを食べながらの会話もできるため、話し合いの内容もポジティブな方向に進められるでしょう。

コミュニケーションの活性化に向けて導入したいもの

ミーティングスペースには次のようなアイテムを導入するとよいでしょう。

  • テーブル
  • 椅子
  • ホワイトボード
  • スクリーン
  • プロジェクター
  • レーザーポインター
  • 電源ケーブル
  • マイク
  • ウォーターサーバー

ミーティングを有意義なものにするために、上記のアイテムは用意しておくことをおすすめします。また同じ空間でも壁面のカラーや素材などの違いで印象が大きく変わるため、自社の雰囲気に合ったデザイン・インテリアを検討してみてください。

ミーティング以外でも場面に応じて活用できる

ミーティングスペースはミーティングとしての活用のみでなく、以下のような場面にも活用できます。

  • ランチミーティング
  • 来客対応
  • 採用面接
  • リフレッシュスペース

このようにさまざまな場面で活用できるため、単にミーティングのスペースとして設置するのではなく、社員同士のコミュニケーションを活性化させる場として設置するとよいでしょう。

自然あふれるミーティングスペースの事例

株式会社パールイデアでは、開放的なオフィスに壁を設けないミーティングスペースを随所に配置しています。2人用ミーティングブースや4人用ミーティングスペースが用意されており、いずれもオフィス内のつながりを感じられるデザイン・インテリアになっています。

※参照元:空間デザインの新手法!バイオフィリックデザインがもたらす驚きの変化 | pearly days(https://www.pearl-idea.co.jp/media/p0001/)

まとめ

ミーティングスペースは単なるミーティングを行うスペースではなく、社員同士のコミュニケーションを活性化させる機能を持つスペースです。ミーティングスペースを設けることにより円滑な人間関係を構築しやすくなり、結果として社員一人ひとりの満足度やモチベーションを高められるでしょう。

 取材協力 / オスモ&エーデル
オスモ&エーデルの東京ショールーム

引用元:オスモ&エーデル株式会社(https://osmo-edel.jp/office/lp/)

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