オフィスのレイアウト変更をするときのポイントを紹介

オフィスのレイアウト変更をするなら、おしゃれで使いやすいレイアウトにしたいと思うのではないでしょうか。レイアウト変更には考えるべき順番があります。このページでは、オフィスのレイアウトを変更するときに知っておきたいポイントやゾーニングの考え方などを紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

失敗しないオフィスレイアウトのポイントを紹介

使い勝手の良さを計画する

オフィスレイアウトで一番避けたい失敗は、使い勝手が悪いレイアウトになってしまうことです。使い勝手が悪いレイアウトになってしまう理由は、動線の取り方が悪いから。特に通路を工夫することで、使い勝手の良いオフィスになります。行き止まりがないレイアウトにすれば、迂回する必要がありません。社員が共有で使用するコピー機は広い場所に設置すると使い勝手が良いでしょう。

目的を定めてレイアウトを作る

目的なく「おしゃれなオフィスにしたい」などの理由でレイアウトを作ると、使い勝手の悪いオフィスになりがちです。目的を明確にしてからレイアウトを作りましょう。今のレイアウトの何が課題なのかを確認し、レイアウトのコンセプトを決めると、理想のオフィスレイアウトが見つかります。

職種や業務内容に適したデスクの配置にする

日本の一般的なオフィスレイアウトは、対面式で部署ごとにひとつの島を作るものです。このレイアウトは、部署間でのコミュニケーションが取りやすく、執務室のスペースも有効に使えます。ただし、集中して仕事をするのには向いていません。職種や業務内容によって、適したデスク配置にすることが大切です。また、社員一人当たりの執務スペースも業務内容に適した広さを用意しましょう。一般的には、6㎡が社員一人に必要とされていますが、業務内容によってはそれ以上のスペースが必要かもしれません。職種や業務内容に適したデスク環境を考慮してください。

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オフィスレイアウトの基本「ゾーニング」を紹介

ゾーニングとは？

オフィスレイアウトを作る時に最初に考える必要があるのは「ゾーニング」です。ゾーニングは、空間を用途に分けて区切ることです。オフィスなら、通常業務をおこなう執務室の他に、ミーティングルームや応接室、リフレッシュルーム、サーバー室などがあります。リフレッシュルームとミーティングルームを兼用してしまうと、休憩中の人はリフレッシュできず、ミーティングもはかどらないでしょう。執務室に来客を通すのも情報漏えいなどの問題が生じます。このように、オフィス空間を用途に合わせて分けるのがゾーニングです。

ゾーニングの手順

まずは、必要なスペースを洗い出しましょう。オフィスによって、営業スタッフが多い、事務スタッフが多い、デザインなどクリエイティブ系のスタッフが多いなど特徴があります。必要なスペースはそれぞれ異なります。来客が多いなら応接室が必要ですし、議論が白熱するならミーティングルームが必要でしょう。オフィスに必要なスペースは何かを洗い出して計画を立ててください。

必要なスペースが分かったら、最も広いスペースを軸に配置と割合を考えます。一般的には執務室が全体に占める割合は50～60%と言われており、最も広いスペースです。執務室をどこに置くかを考え、他のスペースの割合と配置を決めるとゾーニングが決まりやすいでしょう。

オフィスレイアウトのデスク配置の基本形

島型(対向型)レイアウト

事務職が多いオフィスで採用されていることが多いデスク配置です。対面で横に2～3席を並べ、4～6席で一つの島を作るようなレイアウト。島の中でコミュニケーションを取りやすく、情報が共有しやすいこと、スペースの無駄が出ないことがメリットです。プライバシーが守られないため、スタッフがストレスを溜めやすく、業務に集中しづらい環境にはなります。また、他の島と背中を向けることになるため、排他性が生じることがデメリットとして挙げられます。

同向型（並列式）レイアウト

一方向を向け横に並べたレイアウトです。学校で授業を受けるような配置。視線が全員前に向いているため、互いにプライバシー領域を保ったまま仕事ができます。隣のメンバーとのコミュニケーションはしやすいです。また、来客に気づきやすいというメリットもあります。管理者が後ろにデスクを配置すれば、仕事ぶりの管理もしやすいです。通路は広く確保できますが、デスク配置には広いスペースが必要。島型レイアウトと比較してスペースの効率化はできません。

背面型レイアウト

島型とは真逆のレイアウト。グループごとに全員が背中を向けて仕事をする形です。前面はパーテーションを設けて視線を遮ることで、他のスタッフと目が合うことはありません。それぞれの仕事に集中しやすいこと、背面でも椅子を動かすだけでコミュニケーションが取れることがメリットです。パーテーションなどのコストがかかる点と管理者の目が届きづらい点がデメリットと言えるでしょう。企画開発や設計など、チーム感は保ちつつ、自分の仕事に集中する必要があるタイプの職種に向いています。

フリーアドレス型レイアウト

固定席を作らず、好きな場所で仕事ができるレイアウトです。一般的な事務デスクの他に、丸テーブルやスタンディングデスク、ソファ、床など様々なタイプのデスクを用意することで、気分転換しながら仕事ができます。部署ごとではなく、社内の全員とコミュニケーションが取りやすいレイアウトです。同じデスクでフリーアドレスにする場合は、社員の人数分のデスクを用意しなくてもいいので、営業やシフト制の仕事に向いています。袖机に保管しているファイルが必要な事務作業など、固定席の方がスムーズな業務では使いづらいでしょう。

クラスター型レイアウト

島型レイアウトのデスクの方向を90度変形させているレイアウト。対面ではなく横向きにします。列によって向きを変え、互い違いに配置すれば、コミュニケーションも取りやすいでしょう。プライバシーが確保されやすく、島型と同向型のいいところ取りとも言われるスタイルです。スペースが必要なので、オフィスの広さがないと圧迫感が出てしまいます。また、デスクが独立するため、配線も検討が必要です。

動線とは

オフィスのレイアウトをおこなう際には「動線」という言葉がしばしば使用されます。動線とは人が移動する経路、つまり通路を線で表現したものです。レイアウトを実施する前に、どのような動線を採用するべきかを決めておく必要があります。

動線がしっかりと設けられていないと、オフィス内で社員同士がぶつかりやすくなったり、気を使って歩かないといけなかったりといった問題が生じます。さらに、あまりに複雑な動線を設けてしまった場合には、コミュニケーションが充分に取れなくなる可能性も否定できません。ですから、動線は不十分であってもその逆に多すぎても、快適なオフィス環境をつくることができなくなります。社員のパフォーマンス低下につながるため、注意が必要です。

動線計画とは

動線をしっかりと考慮に入れて、オフィスの通路を決めていくことを「動線計画」といいます。動線計画は、オフィスをデザインする際におこなうゾーニングとならび、必要不可欠な作業です。動線計画においては、コピー機やキャビネットなどの設備の設置場所も計算に入れた上で、社員がいかに効率的に仕事を進められるかが大切なポイントと言えるでしょう。

動線計画がいい加減になされていると、例えば、もっとも使用頻度が高い通路であるにもかかわらず充分な幅がなかったりするなど、予期せぬ不具合が生じます。あるいは、打ち合わせをするために相手のところに行こうとしても、どの通路を選ぶべきかすぐにわからないような動線になっていると、ストレスを感じやすくなるでしょう。ストレスはコミュニケーションに支障をきたす原因になりかねません。これでは、社員のパフォーマンスをあげることは困難です。

オフィスに適した動線計画とは？

オフィスのレイアウトを決定する際に、どのような動線計画をおこなえばよいでしょうか。まずは、動線のアイディアを図面化した動線図を作成します。その上で、社員がどのように動いたり移動したりするかを考えます。仕事のパフォーマンスをアップさせるために最適であると考えられる動線を、じっくりと分析することが求められます。それが、動線計画をするそもそもの目的です。

動きやすいか

動きやすい動線とは、どのようなものでしょうか。簡潔に表現すると、「経路が単純で、目的地まで迷わずに到達できる動線」のことです。目的の場所まで移動するのに、迂回したり、あるいは往復したりするような移動が必要になってしまう経路ではなく、できるだけ直線に近い経路が、理想的な動線だといえます。

通路幅は適切か

「メイン通路」と「サブ通路」

通路幅を考える際には、「メイン通路」「サブ通路」の2種類をベースにするとよいでしょう。まず、メイン通路についてですが、これは、人と人がすれ違うときに、肩などが触れたりぶつかったりしてしまわないように、充分な幅をもたせた通路のことです。メイン通路が必要な場所の例としては、多くの人が利用する、入口からオフィスの奥方向へ向かう通路などが挙げられます。

次に、サブ通路についてですが、これは「サブ」という言葉の意味どおり、メイン通路が混んでいるときに、かわりに使用できるような通路のことです。いわば、メイン通路の抜け道としての役割をもつ通路であるといえます。ですから、メイン通路ほどの広い幅を確保する必用はありません。一人が余裕をもって歩くのに充分な幅があればOKです。

ただ、ひとつ注意しておきたいのは、通路をあまり多く設けないようにすることです。サブ通路が増えすぎると、迷路のようになり、使い勝手が悪くなってしまうのです。

最低限確保しておきたい通路幅

メイン通路とサブ通路には、それぞれ最低限確保しておきたい幅があります。使用頻度が高いメイン通路は、160cm以上、そしてメイン通路の抜け道としての役割をもつサブ通路には、120cm以上の幅が必要です。皆ができるだけ快適に移動することができるようなオフィス環境を整えるためにも、ぜひ参考にしてみてください。

確保しておくべきスペース

デスクを横並びに配置し、その間に通路を設けようとする際、デスクとデスクとの間に、およそ90cmの幅を確保することをおすすめします。人と人がすれ違うには狭すぎますが、1人が通れるようにするには、90cmあれば充分です。要は、サブ通路やメイン通路などへ抜けることができればよいわけです。

通路を背に、社員が背中合わせになるように配置されている場合はどうでしょうか。この場合は、およそ150cmの幅を確保しておくのがおすすめです。かなりの幅が必要だと感じられるかもしれません。けれども、背中合わせの配置ですから、仮に背中合わせに座っている2人の社員が同時に立ち上がっても、ぶつからないように余裕をもたないと怪我につながる可能性があります。

背中側が壁になっている配置であれば、150cmもの幅を確保する必要はありません。壁までの距離を60cm以上確保しておけばストレスなくチェアから立ち上がることができます。

設備の配置に問題はないか

社員のパフォーマンスを上げるためには、オフィス内の設備が、使用しやすいように配置されていることも大切です。設備は、執務スペースからのアクセスが良好になるように設置しましょう。また、ロッカーやコピー機、ファックスといった使用頻度が高い設備の周辺は、通路の幅をできるだけ広めに確保するのがおすすめ。そうすれば、人の流れがスムーズになるでしょう。

安全面に配慮されているか

安全面への配慮も、決しておろそかにしてはらないポイントです。たとえば、社員が安全に資料を持ち運ぶことができないような動線や配置になっていると、パフォーマンスの向上は望むべくもありませんね。不安を感じることなく仕事を進められる、快適なオフィスづくりが大切です。

オフィスの動線計画のポイント

【ポイント1】出入口の動線計画

オフィスの出入口周辺に多くの人が集まってしまう設計は避けたいところです。出入口がふさがってしまうと、スムーズに通行しにくくなるため、業務にも支障がでるでしょう。また、接客にも滞りが生じます。ですから、出入口は人通りを少なく抑えられるような動線を設けるのがおすすめです。

もうひとつ、出入口の動線計画についておすすめしたいのは、出入口付近に休憩できるスペースを設けることです。解放感があり、かつ、一定の広さのある休憩スペースを設けることで出入口周辺のスペース全体が広くなり、混雑状態を回避しやすくなります。

【ポイント2】本当に必要な動線かどうか

余計な動線をつくらないようにすることも大切です。動線を増やす場合には、それが本当に必要な通路であるかどうかを、しっかりと検討するようにしましょう。オフィスのさまざまな場所にアクセスしやすいようにするために動線を設けたつもりでも、実際にレイアウトしてみると、ほとんど使用しない通路になってしまう可能性も少なくありません。

【ポイント3】お客様用のエリア

お客様に、ゆったりと快適に過ごしてもらうためのエリアづくりにも、慎重さが求められます。ストレスを感じさせないようにするには、受付のわかりやすさや受付後の待機場所のわかりやすさ、そして用件が済んだあとに気持ちよく帰ることができるような動線などが、必要不可欠です。

【ポイント4】避難経路の動線計画

避難用の動線も、忘れずに確保しておかなくてはなりません。平和な状態のときにはそれほど多くの社員が移動する通路ではなくても、緊急時には、大人数が一度に移動する可能性があります。どこからでも非常口へ到達できる動線が必要です。

また、避難経路が途中で遮断されないように動線計画を練ることも、重要です。例えば、災害時に火災が起きやすい給湯室や、あるいは上から物が落ちてくるリスクのある場所などが避難経路の途中にあると、経路が遮断されてしまう可能性が高まります。ですから、そういった場所をとおらずに非常口まで移動できるように動線を設けなくてはなりません。また、防災バッグなどの収納スペースは、あまり奥まったところに配置しないようにしましょう。

導線計画ができていないレイアウトの問題点

動線計画をせずに、なんとなくの感覚でオフィスのレイアウトをおこなってしまうと、どのような問題が生じやすくなるでしょうか。偶然が手伝って快適なオフィス環境をととのえられる場合もありますが、それはレアケースであると考えるべきです。たいていの場合は、社員やお客さんにとって使用しにくく、なんらかのストレスを感じるような動線になってしまうはずです。

例えば、目的地を目で捉えることができているにもかかわらず、迂回したり遠回りになるようなルートを通らなければならないオフィスは、快適とはいえません。その結果、社員のパフォーマンスは下がりやすくなってしまいますし、また、コミュニケーショントラブルや業務上のミスの増加につながるおそれもあります。

レイアウト後に導線計画の見直しを忘れない

動線計画に沿ってオフィスのレイアウトを実施した後は、実際に自分でオフィス内を移動してみることが大切です。その際に、いろいろな目的地に到達しようとするときに、何らかの問題点があるかどうかを確認していきます。動線計画の段階では気づくことができなかった不具合を見つけたら、速やかに動線計画を見直しましょう。

オフィスの規模別 レイアウトのポイントを紹介

小規模オフィスの場合

小規模オフィスの場合、限られたスペースで機能的な空間づくりをする必要があります。スタッフが快適に仕事をするためには、ゆとりも大切。できるだけスペースを広く見せる工夫をしましょう。パーテーションなどを利用して、視線を遠くに持っていくと、広く感じます。狭いからといって高さを目一杯活用しようとすると、圧迫感が生まれるかもしれません。収納キャビネットは背の低いものを選ぶといいでしょう。また、デスクや棚のデザインが統一されていると広く感じます。

大規模オフィスの場合

大規模オフィスでは、職種や業務内容ごとに適切なスペースを割り当てることが大切です。動線の計画も綿密に構築しましょう。現場のスタッフに業務状況をヒアリングして計画を立てると、使いやすいレイアウトになります。また、大規模オフィスでは配線も混乱しがちなので、業務効率を考えた配線設計をしてください。企業ブランドのイメージと一致させたコンセプトでデザインを考えると、よりスッキリとしたオフィスに仕上がります。エントランスまで統一感のある設計にしましょう。

オフィスのレイアウト変更で知っておきたい法律や規定

建築基準法

建築物の設備や構造について定めているのが建築基準法です。建物の耐震性などの規定もありますが、オフィスレイアウトに関わってくるのは廊下の広さ。片側居室の時は120cm以上、両側居室の時は160cm必要とされています。この基準に従ってスペースを設計しなければいけません。オフィスビルごと設計する場合やワンフロアを使う場合に関わってくるので注意してください。

消防法

火事への備えとして定められている規則。オフィスレイアウトに関わるのは、間仕切りの設置です。会社ではスペース分けのために間仕切りを活用することがあるでしょう。天井まで届く間仕切りを設置するときは、消防署への手続きが必要です。間仕切りで作った部屋には、火災感知器やスプリンクラーの設置義務もあります。

労働衛生法

適正な作業環境を担保するための法律です。「気積」と「照明」に注意してください。「社員一人当たりのスペースは10立方メートル以上」「精密作業を行うデスクの照度は300ルクス以上、通常の作業を行なう時は150ルクス以上」と定められています。十分な空気を吸えることとまぶしすぎないようにすることがその趣旨です。照明は6ヶ月に1回の点検義務があります。

まとめ

オフィスのレイアウトを作る際は、いきなりおしゃれなレイアウトを考えてしまうと失敗するかもしれません。まずは、自社にはどのようなスペースが必要なのかを把握して、ゾーニングをすることからスタートしましょう。

特に広いスペースになる執務室は、デスクのレイアウトを考慮する必要があります。快適なオフィス環境を作るには、社員がパフォーマンスを高められるような内装が重要です。職種や作業内容に応じて、適したレイアウトを構築しましょう。また、リフレッシュできるスペースを設けることで、仕事の効率が向上します。

このサイトでは、自然をデザインに取り込んだ「バイオフィリックデザイン」の事例を紹介しています。オフィスレイアウト作りの参考にしてください。